Werden Geocoins von „Privat“ an „Privat“ versandt, so liegt das Verlust-Risiko beim Versand grundsätzlich beim Empfänger (Käufer). Es gibt jedoch Versandarten, die - gegen Aufpreis gegenüber einer normalen Briefsendung - das Risiko reduzieren oder sogar im Verlustfall Schadensersatz leisten. Da der Käufer in der Regel die Versandkosten übernimmt und die Versandart bestimmen kann, sollte er im Einzelfall abwägen, ob bzw. welchen Aufpreis er zu zahlen bereit ist. Von der vereinbarten Versandart sollte der Verkäufer natürlich nur mit der Zustimmung des Käufers abweichen.

In dem Zusammenhang ist zu beachten, dass ein vermeindliches "Upgrade" von einem (billigeren) "Einschreiben Einwurf" auf ein (teureres) "normales Einschreiben" für den Empfänger unter Umständen sehr ärgerlich werden kann. Wenn er nämlich zum Zeitpunkt der Zustellung nicht zu Hause ist, muss er am nächsten Tag zur Filiale, um das Einschreiben gegen Unterschrift in Empfang zu nehmen. Das bedeutet einen Tag Verzögerung und einen zusätzlichen Zeitaufwand (bei mir etwa 30 Minuten).

Normale Briefe oder Päckchen stellen die riskanteste Versandart dar, da sie weder eine Versicherung noch die Möglichkeit der Sendungsnachverfolgung haben. Beim Einschreiben Einwurf gibt die Sendungsnummer dem Käufer die Gewissheit, dass der Verkäufer den Brief abgeschickt hat. Der Verkäufer kann nachverfolgen, ob die Sendung dem Käufer zugestellt worden ist. Beim normalen Einschreiben wird der Empfang sogar quittiert (allerdings muss der Käufer sein Einschreiben umständlich von der nächsten Postfiliale abholen, wenn er die Zustellung verpasst hat, s.o.). Einen Schadensersatz bei Verlust gibt es jedoch nicht. Wertvolle Geocoins sollten als Wertbrief oder Paket versandt werden, da nur in diesen Fällen Schadensersatz bei Verlust geleistet wird. Beim internationalen Versand ist zu beachten, dass Pakete zumeist sehr viel teurer sind als Briefe. International werden zudem lediglich "normale Einschreiben" (und keine Einwurfeinschreiben) angeboten. Außerdem sind außerhalb der EU die jeweiligen Zollbestimmungen zu beachten! (>>)

Andere Paketdienstleister, wie Hermes, DPD, GLS oder UPS haben eigene Produkte mit teilweise abweichenden Regelungen (beispielsweise haben Hermes-Päckchen eine Sendungsnummer und sind bis 50 € versichert). Angesichts der nicht immer völlig korrekten Zustellung an der Haustür, sollten Alternativen, wie die Abholung im Paket-Shop oder an der DHL-Packstation überlegt werden.

Luftpolsterumschlag

Bei Coins in normalen Papier-Briefumschlägen besteht ein erhöhtes Risiko, dass der Umschlag von den automatischen Sortiermaschinen beschädigt wird und die Geocoin auf dem Postweg verloren geht. Werden Geocoins als Brief, Einschreiben oder Wertbrief versandt, empfiehlt es sich daher, einen Luftpolsterumschlag oder einen Umschlag aus stabiler Pappe zu verwenden. Ein großzügiger Gebrauch von Paketband oder Tesafilm sorgt für zusätzliche Stabilität. Außerdem sollten die Coins vorher zusätzlich in Pappe gehüllt werden, damit niemand auf dem Postweg den Eindruck bekommt, dass sich in dem Umschlag eine wertvolle Münze befinden könnte. Die in Pappe gehüllte Coin klebt man dann am besten mit Paketband in den Luftpolsterumschlag, damit sie auch bei einer Beschädigung des Umschlags nicht herausfällt. Bitte die Plastikhüllen der Coins nicht direkt mit Klebeband befestigen! Der Kleber ist nämlich nur mit einem ziemlichen Aufwand (Feuerzeugbenzin) wieder von den Coinhüllen zu entfernen. Wenn Luftpolsterumschläge wieder verwendet werden, entstehen auch keine zusätzlichen Kosten für die Verpackung.

Versandtasche aus Wellpappe (DIY)

Zu Luftpolsterumschlägen gibt es eine sehr stabile Alternative, die mit wenigen Handgriffen selbst hergestellt werden kann. Dazu nimmt man ein Stück stabile Wellpappe, das genauso breit, aber etwa dreimal so hoch wie die spätere Sendung ist - also beispielsweise DIN A 4, kann auch etwas schmaler sein. Diese Pappe wird entlang des Wellenverlaufes in drei Drittel gefaltet (zwei Knicke s. Abbildung). In das untere Drittel wird mit einem Cutter oder Teppichmesser eine Aussparung geschnitten, in die eine oder mehrere Coins mit Paketband geklebt werden, nachdem sie zuvor in Papier eingewickelt worden sind (um Klebereste an den Coinhüllen zu vermeiden). Das untere Drittel nun auf das mittlere Drittel falten und anschließend das obere Drittel oben drauf klappen. Danach die drei offenen äußeren Kanten der Versandtasche gut mit Paketband verkleben. Adresse drauf und fertig! Der Inhalt lässt sich weder durchleuchten noch ertasten und Sortiermaschinen dürften der Verpackung eigentlich auch nichts anhaben können.

Zum Versand als Paket ist nicht viel zu sagen. Die Verpackung sollte natürlich möglichst stabil und gut verklebt sein. Innen drin etwas Füllmaterial, damit es im Karton nicht rappelt, fertig!

Käufer und Verkäufer einigen sich zunächst auf einen Kaufpreis für die Coin, die Versandart (>>), die Versandkosten (Porto, ggf. zzgl. Verpackung, Handling etc.) und die Zahlungsmodalitäten (Cointausch, Überweisung, PayPal, PayPal-Freunde etc.). Der Käufer nennt seine Lieferadresse. Damit gehen Käufer und Verkäufer einen schriftlichen Kaufvertrag ein, an dessen Regelungen beide gebunden sind. Abweichungen davon sind nur im gegenseitigen Einvernehmen möglich. Für eine Übertagung in mygeodb.de oder eine Adoption auf geocaching.com sollte der Käufer dem Verkäufer auch seinen jeweiligen Nutznamen mitteilen.

Käufer und Verkäufer sollten sich von der Kaufabwicklung bis zum Eintreffen der Coin über die jeweiligen Schritte informieren. Die jeweiligen Schritte (Bezahlen und Versenden) sollten möglichst zeitnah durchgeführt und kommuniziert werden, damit Verkäufer oder Käufer nicht unnötig warten bzw. sich Sorgen machen müssen, ob Geld oder Coin noch angekommen. Falls es doch zu Verzögerungen beim Bezahlen oder Versenden kommt, sollte der jeweils andere wenigstens zeitnah darüber informiert werden. Es ist nervig, länger als ein paar Tage auf sein Geld zu warten und es ist auch nervig, darüber im Unklaren zu sein, ob die Coin überhaupt abgeschickt worden ist. Gute Kommunikation erleichtet vieles!